System TMS dla spedycji
Jedno miejsce na zlecenia od klientów, przewoźników, dokumenty i rozliczenia — zamiast skrzynki pocztowej, arkusza i trzech różnych programów.
Spedytor rzadko traci czas na to, co jest w jego pracy trudne. Traci go na to, co jest powtarzalne: przepisanie zlecenia z maila do arkusza, dopytanie kierowcy o status, odszukanie skanu CMR sprzed dwóch tygodni, sprawdzenie, czy przewoźnik ma jeszcze ważną polisę. Każda z tych czynności trwa kilka minut. Przy trzydziestu zleceniach w tygodniu robi się z tego kilka dni pracy w miesiącu.
Intelit.ai jest zbudowany wokół tego jednego problemu. Nie zastępuje spedytora w negocjacjach ani w decyzji, komu powierzyć ładunek — przejmuje warstwę administracyjną, która narosła wokół tych decyzji.
Zlecenie trafia do systemu bez przepisywania
Zlecenia przychodzą w każdej możliwej formie: PDF w załączniku, treść maila, wiadomość z giełdy transportowej, zdjęcie zrobione telefonem. Agent Zleceń czyta je wszystkie i zamienia w gotowy rekord — z załadunkiem, rozładunkiem, terminami, danymi ładunku i stawką.
Spedytor nie wpisuje danych, tylko je potwierdza. To zmienia charakter pracy: zamiast dwudziestu minut na przyjęcie zlecenia zostaje dwie minuty na sprawdzenie, czy system dobrze odczytał to, co i tak trzeba było przeczytać.
- odczyt zleceń z maili, załączników PDF i wiadomości z giełd
- automatyczne dopasowanie klienta do kartoteki po NIP-ie i nazwie
- wykrywanie duplikatów, zanim to samo zlecenie zostanie wprowadzone dwa razy
Przewoźnik sprawdzony, zanim podpiszesz zlecenie
Weryfikacja przewoźnika to obowiązek, który w praktyce robi się nierówno: przy stałych partnerach z pamięci, przy nowych — dopiero gdy coś pójdzie nie tak. System pilnuje tego za spedytora. Dane firmy pobiera z rejestrów, przypomina o wygasającej licencji wspólnotowej i polisie OCP, a zlecenie do przewoźnika bez kompletu dokumentów można zablokować albo przepuścić z zapisem w historii — decyzja należy do firmy, nie do programu.
Do tego dochodzi pamięć organizacyjna, której nie ma żadna skrzynka pocztowa: ile razy dany przewoźnik jechał na danym kierunku, jak wypadał terminowo i jaką marżę zostawiał na zleceniu.
Marża widoczna na zleceniu, nie na koniec miesiąca
W spedycji wynik powstaje na pojedynczym zleceniu, a nie w zbiorczym zestawieniu. Dlatego przychód od klienta i koszt przewoźnika stoją obok siebie od pierwszej chwili — razem z kosztami dodatkowymi, przewalutowaniem i korektami, które pojawiają się później.
Jeśli zlecenie sprzedane w euro jest kupione w złotych, system pokazuje wynik w walucie zlecenia, a nie w przeliczeniu, które zaciera obraz. Spedytor widzi, na czym zarabia, w momencie, w którym jeszcze może o tym decydować.
Dokumenty przewozowe w jednym miejscu
CMR, e-CMR, zlecenie spedycyjne, skany od kierowcy, potwierdzenia dostawy — wszystko wpina się do konkretnego zlecenia i jest wyszukiwalne po numerze, kliencie i dacie. Kierowca wysyła zdjęcie z aplikacji, system rozpoznaje, do którego zlecenia należy, i podpina je bez udziału spedytora.
Efekt najlepiej widać przy reklamacji albo kontroli: dokumenty do jednego przewozu zbiera się w kilkanaście sekund, a nie przez przeszukiwanie skrzynki i dysku.
Fakturowanie i płynność finansowa
Faktura powstaje ze zlecenia, a nie obok niego — z właściwym terminem płatności, walutą i numeracją. System pilnuje, które zlecenia są gotowe do zafakturowania, które faktury są przeterminowane i do kogo trzeba wysłać przypomnienie.
Skrócenie drogi od rozładunku do wystawionej faktury przekłada się bezpośrednio na płynność. To zwykle najprostszy do policzenia efekt wdrożenia: kilka dni różnicy na każdym cyklu rozliczeniowym.
- faktury sprzedaży i koszty przewoźnika przy tym samym zleceniu
- obsługa KSeF oraz eksport do systemów księgowych
- przypomnienia o niezapłaconych fakturach i widok przeterminowanych należności
Giełdy i pozostałe integracje
System łączy się z giełdami transportowymi, telematyką, monitoringiem temperatury i księgowością. Chodzi o to, żeby dane raz wprowadzone nie musiały być wprowadzane po raz drugi w innym programie — a pozycja pojazdu, którą i tak zbiera telematyka, była widoczna przy zleceniu, którego dotyczy.
Najczęstsze pytania
Czym system TMS różni się od arkusza kalkulacyjnego?
Arkusz przechowuje dane, ale ich nie łączy. TMS wie, że do zlecenia należy konkretny przewoźnik, konkretny CMR i konkretna faktura, więc potrafi pilnować terminów, liczyć marżę i pokazać historię. Arkusz nie przypomni o wygasającej polisie ani nie wskaże zleceń gotowych do zafakturowania.
Ile trwa wdrożenie w spedycji?
Pierwsze zlecenia można wprowadzać tego samego dnia. Realny termin przejścia z dotychczasowego narzędzia zależy głównie od tego, ile danych trzeba przenieść — kartoteki klientów i przewoźników importujemy z plików, historii zleceń zwykle nie warto migrować w całości.
Czy system nadaje się dla spedycji bez własnej floty?
Tak, to podstawowy scenariusz. Moduły flotowe pozostają wtedy nieużywane i nie zaśmiecają widoku, a praca toczy się wokół zleceń, przewoźników i rozliczeń.
Co się dzieje, gdy AI źle odczyta dokument?
Odczytane dane trafiają do formularza jako propozycja, a nie jako fakt. Spedytor widzi je obok oryginalnego dokumentu i poprawia jednym kliknięciem. System nie zapisuje niczego, czego człowiek nie zatwierdził.
Czy dane są dostępne po zakończeniu współpracy?
Tak. Dane firmy pozostają jej własnością i można je wyeksportować — zarówno kartoteki, jak i zlecenia wraz z dokumentami.
Ilu użytkowników potrzebuje typowa spedycja?
Tylu, ilu spedytorów i osób z księgowości ma realnie pracować w systemie. Rozliczenie jest miesięczne za aktywnych użytkowników i pojazdy, więc sezonowe zmiany w zespole nie wymagają renegocjacji umowy.
Czy da się pracować na telefonie?
Kierowcy korzystają z aplikacji mobilnej — odbierają zlecenia, wysyłają zdjęcia dokumentów i potwierdzają zdarzenia. Spedytorzy pracują w przeglądarce, ale podgląd zleceń i dokumentów działa też na telefonie.
Zobacz system na swoich zleceniach
Umów prezentację — pokażemy przepływ zlecenia od maila do faktury na przykładzie zbliżonym do tego, co robicie na co dzień.
Umów prezentację