System dla firmy transportowej
Dla firm, które mają własne auta i własnych kierowców — i chcą wiedzieć, ile zarabia każdy zestaw, a nie tylko cała firma.
Firma z własną flotą prowadzi w praktyce dwie działalności naraz. Jedna to handel frachtem: znaleźć ładunek, ustalić stawkę, dowieźć na czas. Druga to utrzymanie majątku i ludzi: paliwo, przeglądy, opony, ubezpieczenia, czas pracy kierowców, delegacje. Te dwie części zwykle mieszkają w osobnych narzędziach i spotykają się dopiero w rocznym sprawozdaniu.
Intelit.ai spina je wokół pojazdu i zlecenia. Dzięki temu pytanie „czy ten zestaw na siebie zarabia” przestaje być pytaniem do księgowej zadawanym po zamknięciu kwartału, a staje się widokiem, do którego dyspozytor zagląda w trakcie miesiąca.
Flota, kierowcy i naczepy w jednym rejestrze
Ciągnik, naczepa i kierowca to trzy niezależne byty, które łączą się na czas przewozu i rozchodzą po jego zakończeniu. System odwzorowuje to wprost: naczepę można przepiąć w trasie, kierowcę zmienić na zmianie, a historia pozostaje spójna — każdy kilometr i każdy koszt trafia do właściwego pojazdu.
Do pojazdu przypięte są też jego terminy: badanie techniczne, ubezpieczenie, tachograf, uprawnienia kierowcy. Zamiast kalendarza na ścianie system przypomina o nich zawczasu.
- ciągniki, naczepy, zestawy i pojazdy dostawcze w jednym miejscu
- przepięcie naczepy w trakcie trasy bez rozjazdu w historii
- terminy przeglądów, polis i uprawnień z wyprzedzeniem
Planowanie, które zna dostępny czas pracy kierowcy
Plan, który nie uwzględnia rozporządzenia o czasie jazdy, jest planem tylko na papierze. Moduł planowania bierze pod uwagę pozostały czas jazdy i odpoczynki, parametry ładunku i ograniczenia pojazdu, a Agent Planowania podpowiada, który ładunek pasuje do którego auta.
To zmienia rozmowę w dyspozyturze. Zamiast sprawdzać ręcznie, czy kierowca zdąży, dyspozytor dostaje gotowy wariant i decyduje, czy go przyjmuje.
Koszt kilometra z rzeczywistych danych, nie z szacunku
Koszt pojazdu składa się z rzeczy, które spływają w różnym tempie: paliwo z kart, opłaty drogowe, serwis z faktur warsztatowych, leasing z harmonogramu, wynagrodzenie kierowcy z rozliczenia miesiąca. System zbiera je przy pojeździe i rozlicza na przejechane kilometry oraz na konkretne zlecenia.
Dzięki temu ranking pojazdów przestaje być intuicją. Widać, który zestaw wozi drogo, a który tanio — i czy różnica bierze się ze stawek, z pustych przebiegów, czy z przestojów.
Telematyka wpięta w zlecenie
Pozycje z telematyki są w systemie po to, żeby odpowiadać na pytania o konkretny przewóz: gdzie jest auto, o której było na załadunku, ile stało pod rampą. Dane trafiają obok zlecenia, którego dotyczą, a nie do osobnego programu z własną mapą.
Dla przewozów kontrolowanej temperatury dochodzi zapis z agregatu — przydatny wtedy, gdy odbiorca kwestionuje warunki przewozu.
Rozliczenia kierowców
Rozliczenie kierowcy to jedna z najbardziej czasochłonnych czynności w firmie transportowej i jedna z najbardziej wrażliwych na błąd. System buduje je z danych, które i tak w nim są: przebiegów, dniówek, zdarzeń z tachografu i wyjazdów zagranicznych.
Kierowca widzi swoje rozliczenie w aplikacji, więc pytania o wysokość wypłaty trafiają do systemu, a nie do kadr na koniec miesiąca.
Puste przebiegi i przestoje widoczne osobno
Auto zarabia tylko wtedy, gdy jedzie z ładunkiem. Dwie rzeczy, które ten czas zabierają — dojazd po ładunek i postój bez zlecenia — w większości firm nie są nigdzie policzone, bo nie mają własnej faktury. System wydziela je z historii pojazdu i pokazuje jako osobne pozycje obok kilometrów ładownych.
To bywa niewygodna informacja, ale konkretna. Zestaw, który stoi cztery dni w miesiącu, ma inny koszt kilometra niż taki sam zestaw jeżdżący bez przerwy, i dopiero rozdzielenie tych dwóch liczb pozwala rozmawiać o stawkach minimalnych z sensem.
- kilometry ładowne i puste liczone osobno dla każdego pojazdu
- dni bez przypisanego zlecenia wykazane jako przestój
- zestawienie przyczyn postoju: serwis, brak ładunku, urlop kierowcy
Najczęstsze pytania
Czy system obsługuje firmę, która wozi własnymi autami i zleca na zewnątrz?
Tak, to najczęstszy przypadek. Zlecenie może być wykonane własnym zestawem albo przekazane przewoźnikowi, a wynik liczy się tak samo w obu wariantach — z tą różnicą, że przy własnym pojeździe kosztem jest koszt eksploatacji, a nie faktura obcego przewoźnika.
Skąd system bierze dane o przebiegach i pozycjach?
Z telematyki zainstalowanej w pojazdach — obsługujemy kilku dostawców. Tam, gdzie telematyki nie ma, przebieg można uzupełnić ręcznie albo wyliczyć z trasy zlecenia.
Czy da się rozliczać czas pracy kierowców?
System zbiera dane o aktywności kierowców i wykorzystuje je w planowaniu oraz w rozliczeniach. Zakres zależy od tego, jakie źródło danych tachografowych jest podpięte w danej firmie — to ustalamy przy wdrożeniu.
Co z fakturami kosztowymi za paliwo i serwis?
Faktury kosztowe wczytuje się do systemu i przypisuje do pojazdu albo do kosztów ogólnych firmy. Dane z dokumentu odczytuje OCR, człowiek zatwierdza przypisanie.
Ile pojazdów ma sens, żeby wdrożenie się opłacało?
Rozliczenie jest za aktywny pojazd, więc próg wejścia jest niski także przy kilku autach. Największą różnicę widać tam, gdzie dyspozytor prowadzi kilkanaście zestawów i przestaje mieć wszystko w głowie.
Czy kierowcy muszą korzystać z aplikacji?
Nie jest to warunek uruchomienia systemu, ale bez aplikacji część automatyzacji odpada — przede wszystkim zdjęcia dokumentów i potwierdzenia zdarzeń w trasie trzeba wtedy zbierać po staremu.
Czy można ograniczyć dostęp dyspozytora do części floty?
Tak. Uprawnienia da się zawęzić do wybranego zakresu, więc dyspozytor widzi swoje auta i swoje zlecenia, a pełny obraz pozostaje po stronie zarządu.
Policz, ile kosztuje Twój najdroższy zestaw
Na prezentacji pokazujemy raport kosztu pojazdu na danych zbliżonych do Waszej floty — razem z tym, skąd biorą się różnice między autami.
Umów prezentację