Oprogramowanie dla przewoźnika

Kierowca robi zdjęcie listu przewozowego telefonem, zaraz po podpisie odbiorcy. System rozpoznaje, do którego przewozu należy dokument, odczytuje z niego dane i podpina go do zlecenia. Papier nadal jedzie do biura, ale nie blokuje już niczego, co można zrobić wcześniej.

Dla firmy oznacza to, że kompletność dokumentacji przestaje być odkryciem z końca miesiąca. Widać na bieżąco, przy których przewozach czegoś brakuje, i można o to poprosić, dopóki kierowca jeszcze pamięta trasę.

Gdy komplet dokumentów jest już w systemie, wystawienie faktury przestaje wymagać czekania. Przewóz sam trafia na listę gotowych do zafakturowania, a faktura powstaje z jego danych — z odpowiednią stawką, walutą i numerem zlecenia zleceniodawcy, którego on sam oczekuje na dokumencie.

Część spedycji rozlicza się przez samofakturowanie. Wtedy kierunek jest odwrotny: dokument przychodzi od zleceniodawcy i wymaga sprawdzenia, czy zgadza się z tym, co faktycznie zostało przewiezione. System zestawia jedno z drugim i pokazuje różnice.

Trzydzieści dni od czego — od rozładunku, od wystawienia faktury, od jej doręczenia, od zwrotu oryginałów? Każdy zleceniodawca ma na to własną odpowiedź, a różnica między nimi to realne tygodnie na koncie.

W systemie warunki płatności są zapisane przy kontrahencie, więc data zapłaty wynika z umowy, a nie z pamięci. Należności przeterminowane widać osobno, wraz z tym, ile firma faktycznie ma zamrożone u każdego zleceniodawcy.

Tankowania z kart paliwowych, opłaty drogowe i faktury warsztatowe trafiają do pojazdu, a przez pojazd — do przewozów, które w danym okresie wykonał. Bez tego stawka za kilometr jest liczbą z negocjacji, a nie wynikiem.

Przy pracy dla kilku zleceniodawców to szczególnie przydatne: widać, który z nich płaci stawki pokrywające realny koszt, a który tylko wygląda na dobrego klienta, bo daje dużo ładunków.

Reklamacje w transporcie rozstrzygają dokumenty i daty. Zdjęcia z załadunku, zapis pozycji pojazdu, godziny podstawienia, uwagi kierowcy wpisane w trasie — jeżeli są zebrane przy zleceniu, rozmowa z ubezpieczycielem albo zleceniodawcą wygląda inaczej niż wtedy, gdy trzeba je odtwarzać z pamięci.

Przy przewozach w kontrolowanej temperaturze dochodzi zapis z agregatu, który bywa jedynym argumentem przy sporze o stan towaru.

Praca dla wielu spedycji oznacza wiele wzorów zleceń, wiele wymagań dokumentowych i wiele sposobów numerowania. System sprowadza to do jednego procesu wewnętrznego, zachowując na zewnątrz to, czego oczekuje konkretny zleceniodawca — numer jego zlecenia na fakturze, jego wzór potwierdzenia, jego termin.

Kierowca widzi w aplikacji tylko to, co dotyczy jego trasy, niezależnie od tego, dla kogo firma akurat wozi.

Sporo frachtu w Polsce nadal umawia się głosem, a potwierdzenie przychodzi później albo wcale. Dopóki wszystko idzie zgodnie z ustaleniami, nikomu to nie przeszkadza. Problem pojawia się przy różnicy zdań co do stawki albo terminu podstawienia, gdy jedyną wersją wydarzeń jest czyjaś pamięć.

Dlatego przewóz można założyć w systemie od razu po rozmowie i uzupełnić dokumentem, gdy ten dotrze. Data założenia, uzgodniona stawka i osoba prowadząca zostają zapisane, więc późniejsze potwierdzenie albo je potwierdza, albo ujawnia rozbieżność w momencie, w którym da się jeszcze o niej porozmawiać.