Audyt procesów pod AI
Zanim wydacie pieniądze na automatyzację, warto wiedzieć, który proces ją zwróci — i który jej nie potrzebuje.
Najdroższe wdrożenia AI to te, które zaczęły się od technologii, a nie od problemu. Firma kupuje narzędzie, potem szuka dla niego zastosowania, a po roku okazuje się, że zautomatyzowała czynność wykonywaną trzy razy w tygodniu, podczas gdy obok stała inna, powtarzana czterysta razy.
Audyt służy odwróceniu tej kolejności. Jego wynikiem jest odpowiedź na trzy pytania: **które procesy warto zautomatyzować, w jakiej kolejności i za ile** — razem z listą tych, których lepiej nie ruszać.
Co robimy w trakcie audytu
Zaczynamy od obserwacji, a nie od ankiety. Siadamy z osobami, które wykonują pracę, i przechodzimy z nimi przez to, co robią w ciągu dnia — z zegarkiem. Deklarowany czas czynności i rzeczywisty różnią się w obie strony i to jest zwykle pierwsze zaskoczenie.
Potem mapujemy przepływ: skąd przychodzą dane, gdzie są przepisywane, gdzie czekają, kto na kogo czeka. Miejsca, w których ta sama informacja jest wprowadzana po raz drugi, są najkrótszą drogą do policzalnej oszczędności.
Na końcu sprawdzamy gotowość: jakie dane są dostępne, w jakim stanie jest ich jakość, jakie systemy trzeba połączyć i czy w firmie jest ktoś, kto może podejmować decyzje procesowe. Ten ostatni punkt bywa ważniejszy od wszystkich pozostałych razem wziętych.
- pomiar czasu czynności na realnej pracy, nie na deklaracjach
- mapa przepływu danych z zaznaczeniem podwójnych wprowadzeń
- ocena jakości danych i gotowości systemów do integracji
- wskazanie osoby decyzyjnej po stronie procesu
Co dostajecie na wyjściu
Dokument, który da się przeczytać w godzinę i podjąć na jego podstawie decyzję. Nie prezentację o możliwościach sztucznej inteligencji.
W środku jest lista procesów uszeregowana według stosunku oszczędności do kosztu wdrożenia. Przy każdym: ile razy dziennie się powtarza, ile trwa dziś, ile trwałby po automatyzacji, jaki jest szacunkowy koszt wdrożenia i po jakim czasie się zwraca.
Osobno wymieniamy procesy, których **nie** warto automatyzować, razem z uzasadnieniem. Ta część bywa najbardziej wartościowa, bo oszczędza pieniądze, które inaczej zostałyby wydane.
Ile to trwa
W małej i średniej firmie zwykle od tygodnia do trzech, zależnie od liczby procesów i dostępności ludzi. Nasza praca to kilka dni; reszta to czas potrzebny na to, żeby porozmawiać z osobami, które faktycznie wykonują pracę, bez wyrywania ich z obowiązków.
Nie potrzebujemy dostępu do Waszych systemów, żeby zacząć. Przydaje się on dopiero przy ocenie jakości danych i wtedy ustalamy zakres osobno.
Dlaczego nasz audyt wygląda inaczej
Większość audytów AI na rynku wykonują firmy, które automatyzację znają od strony narzędzi. Umieją połączyć systemy i zbudować przepływ, ale rzadko prowadziły produkt, w którym automatyzacja działa codziennie na cudzych danych i psuje się, gdy kontrahent zmieni format dokumentu.
My prowadzimy taki produkt. To zmienia charakter rekomendacji: wiemy, ile kosztuje utrzymanie automatyzacji przez trzy lata, gdzie modele zawodzą przy realnych dokumentach i które obietnice nie przeżywają zderzenia z produkcją. Dlatego nasze rekomendacje częściej brzmią „nie warto”, niż wypadałoby dostawcy.
Co dzieje się po audycie
Nic nie musi. Dokument jest Wasz i możecie zrealizować go z kimkolwiek — także we własnym zespole, jeśli macie odpowiednie kompetencje. Piszemy go tak, żeby dało się go przekazać innemu wykonawcy bez tłumaczenia.
Jeżeli chcecie, żebyśmy wdrożyli rekomendacje, zaczynamy od jednego procesu z góry listy. Jeden dobrze wybrany proces powie o realnej skali oszczędności więcej niż cała reszta dokumentu.
Kiedy audyt nie jest Wam potrzebny
Jeżeli wiecie już, która czynność Was kosztuje, i potraficie podać trzy liczby — ile razy dziennie, ile trwa, ile kosztuje godzina tej osoby — audyt niewiele doda. Lepiej od razu policzyć zwrot i zdecydować.
Audyt ma sens wtedy, gdy problem jest rozproszony: wiadomo, że „administracja zjada czas”, ale nie wiadomo gdzie dokładnie. Ma też sens wtedy, gdy decyzja wymaga uzasadnienia przed zarządem albo przed wspólnikiem, a przeczucie osoby prowadzącej dział nie wystarczy jako podstawa do wydania budżetu.
Najczęstsze pytania
Czy audyt jest zaliczany na poczet wdrożenia?
Warunki ustalamy przed rozpoczęciem i zapisujemy w umowie. Zaliczenie audytu na poczet późniejszego wdrożenia jest praktyką spotykaną na rynku i jesteśmy na nią otwarci, ale nie warunkujemy nim wykonania audytu.
Czy musimy dać dostęp do systemów?
Do rozpoczęcia nie. Dostęp przydaje się przy ocenie jakości danych i przy szacowaniu kosztu integracji — wtedy ustalamy zakres osobno, zwykle w trybie odczytu i na danych testowych.
Ile osób z naszej strony musi się zaangażować?
Kilka godzin osób wykonujących pracę oraz jedna osoba decyzyjna, która zna proces i może rozstrzygać wątpliwości. Bez tej drugiej audyt zamienia się w opis stanu obecnego bez rekomendacji.
Czy audyt obejmuje ocenę zgodności z RODO i AI Act?
Wskazujemy miejsca, w których automatyzacja dotyka danych osobowych albo decyzji o istotnym skutku, i sygnalizujemy je jako wymagające oceny prawnej. Samej oceny prawnej nie wykonujemy — to zadanie dla prawnika, nie dla dostawcy oprogramowania.
Czy robicie audyty w firmach spoza transportu?
Tak. Metoda jest branżowo neutralna, bo dotyczy powtarzalności czynności i jakości danych, a nie specyfiki ładunków. W transporcie i logistyce mamy natomiast najgłębszą znajomość procesów i tam rekomendacje są najbardziej konkretne.
Co, jeśli wynik będzie taki, że nie warto nic automatyzować?
Wtedy tak napiszemy i to również jest wynik wart swojej ceny. Zdarza się to najczęściej w firmach, w których problemem nie jest brak automatyzacji, tylko niejasny podział odpowiedzialności — a tego oprogramowanie nie naprawi.
Zacznijmy od rozmowy o procesach
Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i służy ustaleniu, czy audyt jest Wam w ogóle potrzebny. Czasem wystarczy policzyć jedną czynność.
Umów rozmowę