Puste przebiegi — ile naprawdę kosztują i jak je ograniczyć

Puste przebiegi są najdroższą pozycją w transporcie, której nikt nie fakturuje. Dojazd po ładunek i powrót bez towaru zużywają paliwo, czas kierowcy i żywotność pojazdu dokładnie tak samo jak przewóz zarobkowy — z tą różnicą, że nie ma za nie faktury, więc nie pojawiają się w żadnym zestawieniu kosztów.

Efekt jest taki, że firma zna koszt paliwa i koszt przewoźników, a nie zna kosztu jeżdżenia bez ładunku. A to zwykle jedna z największych pozycji, które da się realnie obniżyć bez wydawania pieniędzy.

Dlaczego to umyka

Koszt ma trzy cechy, z których każda utrudnia jego zauważenie.

Nie ma własnego dokumentu. Wszystko inne w firmie transportowej ma fakturę: paliwo, opłaty, serwis, przewoźnik. Pusty kilometr jest tylko fragmentem większego rachunku za paliwo.

Rozkłada się na wszystkie zlecenia. Przy liczeniu kosztu kilometra na całym przebiegu dojazdy rozmywają się w średniej i nie widać ich osobno.

Jest traktowany jako oczywisty. „No przecież trzeba dojechać po ładunek" kończy większość rozmów na ten temat, zanim ktoś policzy, ile to kosztuje.

Jak to policzyć

Metoda jest prosta i nie wymaga niczego poza wiarygodnym przebiegiem.

Weźcie całkowity przebieg pojazdu w miesiącu i odejmijcie od niego kilometry przypisane do zleceń jako ładowne. Reszta to puste kilometry, niezależnie od tego, czy były dojazdem, powrotem, czy przejazdem serwisowym.

udział pustych = (przebieg całkowity − kilometry ładowne) ÷ przebieg całkowity

Jedyny warunek to źródło przebiegu. Kilometry z tras planowanych są zawsze zaniżone, bo nie zawierają objazdów. Najbliżej prawdy jest odczyt z telematyki albo ze stanu licznika — byle konsekwentnie z tego samego źródła, o czym piszemy więcej przy koszcie wozokilometra.

Co ta liczba oznacza w pieniądzach

Tu robi się konkretnie. Załóżmy zestaw z przebiegiem 12 000 km miesięcznie i kosztem 4,00 zł za kilometr — kwoty ilustracyjne, podstawcie własne.

Przy udziale pustych 20 % kilometrów ładownych jest 9 600, a koszt kilometra ładownego wynosi 5,00 zł. Przy udziale 30 % kilometrów ładownych jest 8 400, a koszt kilometra ładownego rośnie do 5,71 zł.

Różnica dziesięciu punktów procentowych podnosi koszt jednostkowy o czternaście procent. Przy marży kilkunastoprocentowej to jest cała różnica między zleceniem rentownym a nierentownym — na tej samej trasie, tym samym autem i przy tej samej stawce.

W skali roku ten sam zestaw przy 20 % i przy 30 % różni się o kwotę rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych. To pieniądze, których nie widać w żadnej pozycji kosztowej, bo są rozsmarowane po wszystkich przewozach.

Skąd się biorą i co da się z tym zrobić

Dojazd po ładunek

Najczęstsza i najbardziej wpływowa kategoria. Powstaje w momencie przyjmowania zlecenia — spedytor porównuje dwie oferty o zbliżonej stawce, ale jedna wymaga stu kilometrów dojazdu, a druga dwudziestu.

To jest decyzja podejmowana w trzy minuty pod presją czasu i dlatego rzadko uwzględnia dojazd. Jedyne, co ją poprawia, to pokazanie kilometrów dojazdowych przy proponowanym przypisaniu, a nie w raporcie za miesiąc.

Pusty powrót

Wynika z geografii kierunków i z tego, że ładunki nie rozkładają się symetrycznie. Częściowo nieunikniony, częściowo do ograniczenia przez wcześniejsze szukanie frachtu powrotnego — najlepiej zanim auto wyruszy w pierwszą stronę, a nie po rozładunku.

Kluczowa jest tu znajomość progu dla pustego zestawu, który jest niższy niż pełny koszt kilometra, bo część kosztów ponosicie tak czy inaczej. Bez tej liczby decyzja „brać czy wracać pusto" jest wyczuciem.

Przestawienia i przejazdy techniczne

Dojazd do serwisu, przestawienie naczepy, zmiana bazy. Zwykle drobna pozycja, ale warto ją wydzielić, żeby nie zniekształcała obrazu dwóch pozostałych.

Pusty kilometr a stracony dzień

Jest jeszcze jedna strona tego rachunku, o której mówi się rzadziej. Dojazd po ładunek zabiera nie tylko paliwo, ale i czas pracy kierowcy — a ten jest limitowany przepisami, więc godziny zużyte na pusty przejazd są godzinami niedostępnymi na przewóz zarobkowy.

Przy planowaniu widać to jako pozornie drobną różnicę. Fracht z załadunkiem oddalonym o sto pięćdziesiąt kilometrów zabiera kierowcy dwie godziny dojazdu. Jeżeli te dwie godziny sprawiają, że rozładunek przechodzi na następny dzień, koszt nie wynosi już samego przejazdu — wynosi całą dobę pracy zestawu.

To jest sytuacja, w której arytmetyka oparta wyłącznie na kilometrach prowadzi do złej decyzji. Dlatego przy porównywaniu ofert warto patrzeć równolegle na dwie rzeczy: ile kilometrów dojazdu i czy dojazd mieści się w dostępnym czasie kierowcy bez przesunięcia dostawy.

Jak zacząć mierzyć, jeśli nie mierzycie wcale

Nie trzeba wdrożenia, żeby zrobić pierwszy pomiar. Wystarczy jeden miesiąc i trzy liczby na pojazd: przebieg całkowity z licznika albo telematyki, suma kilometrów przypisanych do zleceń oraz liczba dni, w których auto nie miało zlecenia.

Pierwsze zaskoczenie dotyczy zwykle nie średniej, tylko rozrzutu. W typowej flocie różnica między zestawem o najniższym i najwyższym udziale pustych przebiegów wynosi kilkanaście punktów procentowych, a wyjaśnienie prawie zawsze jest konkretne: jeden zestaw obsługuje kierunek, z którego trudno o powrót, albo jest przypisany do klienta z jednostronnym potokiem ładunków.

Drugie zaskoczenie dotyczy dni bez zlecenia. Auto stojące na placu ma zerowy udział pustych kilometrów i zerowy przychód — dlatego oba wskaźniki trzeba oglądać razem, inaczej najlepiej wypadnie zestaw, który w ogóle nie jeździł.

Powtórzcie pomiar po kwartale. Wskaźnik, który spada z trzydziestu do dwudziestu pięciu procent, jest wart więcej niż jakikolwiek benchmark branżowy, bo dotyczy Waszych tras i Waszych klientów.

Trzy rzeczy, które działają

Doładunek na trasie, którą i tak realizujecie. Koszt przejazdu jest poniesiony, więc niemal cała stawka jest zarobkiem — nawet jeśli procentowo wygląda skromnie. Ograniczeniem bywa nie miejsce w naczepie, tylko dostępny czas pracy kierowcy na dodatkowy załadunek.

Planowanie w parach. Zamiast szukać ładunku na jutro, szukajcie pary „tam i z powrotem". To zmienia sposób pracy dyspozytora bardziej niż jakiekolwiek narzędzie i najczęściej daje największy pojedynczy efekt.

Pomiar per pojazd, nie per firma. Średnia dla całej floty ukrywa problem. Jeżeli między najlepszym a najgorszym zestawem różnica wynosi kilkanaście punktów procentowych, przyczyna jest zwykle konkretna: jeden kierunek, jeden klient albo jeden sposób planowania.

Czego nie robić

Nie stawiajcie sobie zera za cel. Pogoń za wyeliminowaniem pustych kilometrów prowadzi do przyjmowania frachtów poniżej progu opłacalności, byle nie jechać pusto. To gorsze niż sam pusty przebieg, bo do straty dokłada zużycie auta i czas kierowcy.

Nie doliczajcie dojazdu po cichu do przewozu docelowego. Wtedy zlecenie wygląda na droższe, niż było, a informacja o koszcie dojazdu znika. Lepiej trzymać puste kilometry jako osobną pozycję przy pojeździe.

Nie porównujcie się do średnich branżowych. Firma pracująca na kontraktach i firma pracująca z giełdy mają zupełnie inne uwarunkowania. Waszym punktem odniesienia jest Wasz własny wskaźnik sprzed kwartału.

---

Pusty przebieg jest jedną z niewielu pozycji kosztowych, które da się obniżyć samą zmianą sposobu podejmowania decyzji — bez inwestycji, bez wymiany floty i bez podnoszenia stawek. Warunkiem jest tylko to, żeby ktoś tę liczbę znał.

Jeżeli chcecie ją zobaczyć dla swojej floty, odezwijcie się — liczymy ją z jednego miesiąca danych i pokazujemy rozrzut między pojazdami. Mechanizm opisujemy szerzej przy rentowności i kosztach oraz przy planowaniu transportu.