Koszt wozokilometra — jak policzyć, ile naprawdę kosztuje Was kilometr

Pytanie „ile kosztuje was kilometr" pada w każdej negocjacji stawki i w większości firm ma odpowiedź opartą na przeczuciu. Nie dlatego, że nikt nie umie liczyć — dlatego, że dane potrzebne do rachunku leżą w pięciu miejscach, a ich zebranie zajmuje dzień, którego nikt nie ma.

To jest jednak jedyna liczba, która realnie chroni marżę. Bez niej odmowa frachtu jest wyczuciem, a przyjęcie go pobożnym życzeniem.

Najpierw rozróżnienie, które oszczędzi Wam nieporozumień

Wpisując w wyszukiwarkę „koszt kilometra", traficie głównie na teksty o kilometrówce — ryczałcie stosowanym w rozliczeniach podatkowych przy samochodach osobowych. To zupełnie inna rzecz i nie ma zastosowania do zestawu ciężarowego.

Pojęcie, o które chodzi w transporcie, to wozokilometr: koszt przejechania jednego kilometra konkretnym pojazdem, ze wszystkim, co ten pojazd kosztuje. Warto używać tej nazwy choćby po to, żeby rozmowa z księgowością nie zaczynała się od wyjaśniania, o czym mówimy.

Z czego składa się rachunek

Koszty pojazdu dzielą się na dwie grupy, które zachowują się zupełnie inaczej i dlatego trzeba je zbierać osobno.

Koszty zmienne rosną razem z przebiegiem:

• paliwo — największa pozycja i jednocześnie ta, którą najłatwiej policzyć błędnie, bo spalanie deklarowane różni się od rzeczywistego
• opłaty drogowe — w kraju i za granicą, stawki bywają aktualizowane w trakcie roku
• ogumienie — koszt kompletu podzielony przez realny przebieg opon, nie przez katalogowy
• płyny eksploatacyjne i AdBlue

Koszty stałe ponosicie niezależnie od tego, czy auto jedzie:

• rata leasingu albo amortyzacja
• ubezpieczenia: OC, AC, OCP
• badania techniczne, podatki, licencje
• przeglądy okresowe i serwis planowy
• wynagrodzenie kierowcy w części niezależnej od przebiegu

Trzecia grupa, najczęściej pomijana, to koszty nieprzewidziane: awarie, holowania, kary, szkody nieobjęte polisą. W skali roku układają się w kwotę na tyle powtarzalną, że warto ją uwzględnić jako rezerwę zamiast udawać, że jej nie ma.

Wzór, który wystarczy

Nie potrzebujecie modelu w arkuszu na trzydzieści kolumn. Wystarczy podzielić sumę kosztów pojazdu w okresie przez jego przebieg w tym samym okresie:

koszt wozokilometra = (koszty zmienne + koszty stałe + rezerwa) ÷ przebieg w okresie

Cała trudność nie leży we wzorze, tylko w dwóch rzeczach: żeby licznik zawierał wszystko, co powinien, i żeby mianownik był prawdziwy.

Skąd wziąć wiarygodny przebieg

Kilometry z tras planowanych są zawsze zaniżone, bo nie zawierają objazdów, dojazdów po ładunek i pustych powrotów. Kilometry z faktur za paliwo są przybliżone. Najbliżej prawdy jest odczyt z telematyki albo ze stanu licznika, byle konsekwentnie z tego samego źródła.

Rozbieżność między kilometrami rozliczonymi a przejechanymi rzędu dziesięciu procent to w wielu firmach norma — i wystarczy, żeby koszt kilometra wyszedł o dziesięć procent za nisko, czyli mniej więcej tyle, ile wynosi cała marża.

Przykład liczbowy krok po kroku

Poniższe kwoty są ilustracyjne — służą pokazaniu metody, a nie podaniu Waszych kosztów. Ceny paliwa, stawki opłat drogowych i wynagrodzenia zmieniają się na tyle często, że każdą z tych pozycji trzeba podstawić z własnych faktur z ostatniego kwartału. Przyjmijmy zestaw ciągnik plus naczepa, przebieg 12 000 km miesięcznie.

Koszty zmienne (miesięcznie):

Pozycja	Sposób wyliczenia	Kwota
Paliwo	12 000 km × 29 l/100 km × cena z faktur	3 480 l × cena litra
Opłaty drogowe	z zestawień operatorów, kraj + zagranica	wg zestawień
Ogumienie	koszt kompletu ÷ realny przebieg opon × 12 000	zwykle 8–12 gr/km
Płyny i AdBlue	ok. 5 % zużycia paliwa	wg zużycia

Koszty stałe (miesięcznie):

Pozycja	Uwaga
Rata leasingu lub amortyzacja	z harmonogramu
Ubezpieczenia OC, AC, OCP	roczna składka ÷ 12
Przeglądy i serwis planowy	roczny koszt ÷ 12, z faktur warsztatowych
Podatki, badania, licencje	roczne ÷ 12
Wynagrodzenie kierowcy	część niezależna od przebiegu
Rezerwa na awarie	roczny koszt napraw nieplanowanych ÷ 12

Suma obu grup podzielona przez 12 000 km daje koszt wozokilometra brutto. To liczba, którą większość firm zna.

Teraz krok, którego większość nie robi. Załóżmy, że z tych 12 000 km aż 2 400 to dojazdy po ładunek i puste powroty, czyli 20 %. Kilometrów, za które ktoś płaci, jest więc 9 600.

koszt kilometra ładownego = suma kosztów ÷ 9 600, a nie ÷ 12 000

Różnica wynosi dokładnie 25 %. Jeżeli koszt brutto wychodzi na przykład 4,00 zł/km, to koszt kilometra ładownego wynosi 5,00 zł — i to jest liczba, którą trzeba mieć w głowie przy negocjacji, bo stawka jest płacona za kilometry ładowne.

Firma, która negocjuje na podstawie 4,00 zł, systematycznie przyjmuje frachty poniżej progu i nie rozumie, dlaczego przy rosnącym obrocie wynik stoi w miejscu.

Kilometry ładowne i puste to nie to samo

Tu jest miejsce, w którym większość kalkulacji się rozjeżdża. Zestaw przejeżdża w miesiącu, powiedzmy, dwanaście tysięcy kilometrów, z czego dwa i pół tysiąca to dojazdy po ładunek i puste powroty. Koszt liczony na wszystkie kilometry wygląda przyzwoicie. Koszt liczony na kilometry, za które ktoś zapłacił, jest o jedną czwartą wyższy.

Ta druga liczba jest tą, którą trzeba znać przy negocjacji, bo stawka jest płacona za kilometry ładowne, a nie za wszystkie.

Praktyczny wniosek: dwa zestawy o identycznym koszcie utrzymania mogą mieć zupełnie różny koszt kilometra ładownego, jeśli jeden jeździ z piętnastoprocentowym udziałem pustych przebiegów, a drugi z trzydziestoprocentowym. W zestawieniu rocznym oba wyglądają tak samo. To zresztą jedna z niewielu rzeczy, które da się poprawić bez wydawania pieniędzy — więcej na ten temat piszemy przy okazji planowania transportu.

Czas jako koszt, którego nikt nie fakturuje

Przewóz, który zamiast doby zajmuje dwie, kosztuje dwa razy więcej pracy kierowcy i blokuje zestaw na kolejny fracht. W kalkulacji opartej wyłącznie na paliwie i kilometrach ta różnica nie istnieje, bo nikt nie wystawia faktury za stracony dzień.

Dlatego obok kosztu kilometra warto znać koszt dnia pracy zestawu. Kierunki ze świetną stawką za kilometr, na których stoi się pół dnia pod rampą, potrafią wtedy wypaść gorzej niż nudne trasy o stawce niższej.

Najczęstsze błędy

Uśrednianie całej floty. Jeden koszt kilometra dla wszystkich aut jest wygodny i bezużyteczny, bo ukrywa dokładnie tę różnicę, dla której robi się cały rachunek.

Pomijanie kosztów stałych przy pustym zestawie. Auto stojące na placu nadal kosztuje ratę, ubezpieczenie i — najczęściej — kierowcę. To dlatego próg opłacalności przy pustym zestawie jest niższy, niż wynikałoby z pełnego kosztu kilometra: część kosztów ponosicie tak czy inaczej.

Liczenie raz w roku. Stawki opłat drogowych i ceny paliwa zmieniają się w trakcie roku, czasem skokowo. Kalkulacja sprzed dwunastu miesięcy opisuje firmę, której już nie ma.

Branie spalania z katalogu. Różnica między deklarowanym a realnym spalaniem potrafi wynosić kilka litrów na sto kilometrów, co przy rocznym przebiegu daje kwotę, przy której cała reszta rachunku przestaje mieć znaczenie.

Do czego to naprawdę służy

Nie do tego, żeby mieć liczbę w prezentacji. Do trzech konkretnych decyzji:

1. Poniżej jakiej stawki nie ma sensu brać frachtu — osobno dla zestawu stojącego i dla zestawu, który i tak jedzie w tamtą stronę.
2. Które kierunki i którzy klienci realnie zarabiają — bo suma wyników na zleceniach potrafi zaskoczyć każdego, kto wcześniej patrzył wyłącznie na obrót.
3. Który pojazd wymienić w pierwszej kolejności — nie ten najstarszy, tylko ten o najwyższym koszcie kilometra ładownego.

Skąd wziąć dane bez dnia pracy w arkuszu

Wszystkie składniki tego rachunku są już gdzieś w firmie: tankowania na kartach paliwowych, opłaty drogowe w zestawieniach operatora, faktury warsztatowe, harmonogram leasingu, rozliczenia kierowców, przebiegi w telematyce. Problem polega wyłącznie na tym, że leżą w sześciu miejscach.

Kiedy te dane spływają do jednego rejestru przy pojeździe, koszt wozokilometra przestaje być projektem na weekend i staje się widokiem. My rozwiązujemy to w module rentowności i kosztów, ale zasada jest ważniejsza niż narzędzie: rachunek jest tak dobry, jak kompletność danych, które do niego wchodzą.

Co zrobić z wynikiem w pierwszym tygodniu

Policzenie kosztu jest łatwiejsze niż jego użycie. Trzy rzeczy, które warto zrobić od razu, zanim liczba trafi do szuflady:

Ustalcie próg i powiedzcie o nim ludziom. Spedytor, który nie zna minimalnej stawki, będzie ją ustalał sam — na podstawie tego, jak bardzo nie chce stracić klienta. Jedna liczba przekazana zespołowi zmienia więcej niż najlepszy raport, do którego nikt nie zagląda.

Rozdzielcie próg na dwa. Inny jest dla zestawu stojącego na placu, inny dla auta, które i tak jedzie w tamtą stronę i ma wolną przestrzeń. Bez tego rozróżnienia firma odrzuca doładunki, które byłyby czystym zyskiem, albo bierze frachty, na których dokłada.

Sprawdźcie rozrzut między pojazdami. Jeżeli między najtańszym a najdroższym zestawem różnica przekracza kilkanaście procent, przyczyna prawie zawsze leży w jednej z trzech rzeczy: w spalaniu, w udziale pustych przebiegów albo w liczbie dni, w których auto stało. Każda z nich ma inne rozwiązanie i żadnego z nich nie widać w zestawieniu rocznym.

Jeżeli chcecie zobaczyć ten rachunek na własnych liczbach, napiszcie do nas — bierzemy jeden miesiąc i jeden pojazd, i przechodzimy przez niego pozycja po pozycji.