Rentowność zleceń i koszty
Firma transportowa może mieć dobry rok i tracić na połowie kierunków. Różnicę widać dopiero wtedy, gdy wynik liczy się per zlecenie.
Roczny rachunek zysków i strat mówi, ile firma zarobiła. Nie mówi, na czym. To rozróżnienie brzmi akademicko, dopóki nie okaże się, że dwadzieścia procent kierunków dokłada do reszty, a nikt tego nie zauważył, bo w skali roku bilans się zgadzał.
Wynik trzeba liczyć na najmniejszej jednostce, która ma sens handlowy — czyli na pojedynczym zleceniu. Dopiero suma takich wyników, pogrupowana po kliencie, kierunku albo pojeździe, mówi coś, na czym da się oprzeć decyzję.
Koszty bezpośrednie: łatwe, bo mają własny dokument
Opłaty drogowe, promy, parkingi, faktura podwykonawcy, dodatkowe usługi na zlecenie — te pozycje da się przypisać do przewozu bez żadnej interpretacji, bo każda ma swój dokument i swoją datę. Ich zebranie to kwestia dyscypliny, nie metodologii.
Właśnie dlatego większość firm liczy rentowność wyłącznie na nich. Wynik wychodzi optymistyczny i systematycznie zawyżony — bo brakuje w nim wszystkiego, co nie przyszło z fakturą opisaną numerem zlecenia.
- opłaty drogowe, promy, parkingi i usługi dodatkowe przy zleceniu
- faktura przewoźnika zestawiona z uzgodnioną stawką
- korekty i dopłaty doliczane po dostawie, nie pomijane
Koszty pośrednie: tu zaczyna się prawdziwa robota
Paliwo, wynagrodzenie kierowcy, leasing, serwis, ubezpieczenie, koszty biura — nic z tego nie przychodzi z etykietą „zlecenie nr 4471”. Te koszty trzeba rozdzielić, a sposób rozdzielenia decyduje o tym, czy wynik cokolwiek znaczy.
Najuczciwszą metodą przy własnej flocie jest rozliczenie przez pojazd: koszty utrzymania zestawu dzieli się na jego przebieg w okresie, a potem przypisuje do przewozów proporcjonalnie do kilometrów. Prosto, powtarzalnie i odporne na kreatywne księgowanie.
Świadomie nie doliczamy tu wszystkiego. Koszty administracyjne można rozłożyć na zlecenia, ale wtedy wynik na zleceniu przestaje odpowiadać na pytanie operacyjne „czy warto było wziąć ten fracht” i zaczyna odpowiadać na inne. Warto trzymać te dwa poziomy osobno.
Koszt wozokilometra, a nie koszt kilometra
Rozróżnienie nie jest czepialstwem. „Koszt kilometra” w polskim obiegu najczęściej znaczy kilometrówkę, czyli ryczałt na auta osobowe w rozliczeniach podatkowych — zupełnie inna rzecz. To, co interesuje firmę transportową, to koszt przejechania kilometra konkretnym zestawem, ze wszystkim, co ten zestaw kosztuje.
Liczy się go z danych, które i tak spływają: tankowań z kart, opłat drogowych, faktur warsztatowych, rat leasingowych i rozliczeń kierowców. System zbiera je przy pojeździe i dzieli na przejechane kilometry — osobno ładowne, osobno puste.
Ta ostatnia rzecz zmienia obraz najbardziej. Zestaw z piętnastoprocentowym udziałem pustych przebiegów ma inny realny koszt kilometra ładownego niż taki sam zestaw z udziałem trzydziestoprocentowym, choć w zestawieniu rocznym oba wyglądają podobnie.
Czas jako koszt, którego nikt nie fakturuje
Przewóz, który zamiast dnia zajmuje dwa, kosztuje dwa razy więcej pracy kierowcy i blokuje zestaw na kolejny fracht. W kalkulacji opartej na paliwie i stawce ta różnica nie istnieje, bo nikt nie wystawia faktury za stracony dzień.
Gdy dni pracy kierowców są przypisane do przewozów, koszt czasu wchodzi do wyniku. Kierunki ze świetną stawką za kilometr, na których stoi się pod rampą po pół dnia, potrafią wtedy wypaść gorzej niż nudne trasy o niższej stawce.
Rentowność klienta to nie suma rentowności zleceń
Klient, który daje dużo ładunków przy przyzwoitej marży, ale płaci po dziewięćdziesięciu dniach i generuje trzy reklamacje na kwartał, bywa mniej opłacalny niż mniejszy kontrahent płacący w terminie.
Dlatego widok per klient obejmuje nie tylko wynik na zleceniach, ale też realny termin zapłaty i to, ile firma ma u niego zamrożone. Dopiero na tym da się prowadzić rozmowę o podwyżce stawek albo o rezygnacji ze współpracy.
Po co to wszystko, skoro stawki dyktuje rynek
Bo znajomość własnego progu zmienia sposób negocjowania. Bez niej odmowa frachtu jest przeczuciem, a przyjęcie go pobożnym życzeniem. Z nią wiadomo, poniżej jakiej stawki przewóz nie ma sensu nawet przy pustym zestawie na placu — i to jest jedyna liczba, która realnie chroni marżę.
Drugi powód jest prostszy: co miesiąc trzeba zdecydować, gdzie posłać auta. Ranking pojazdów i kierunków oparty na danych zajmuje minutę, a oparty na wrażeniach — cały poniedziałek i kończy się kłótnią.
Najczęstsze pytania
Jak liczycie marżę na zleceniu?
Wynik zlecenia dzielony przez przychód. Przy zleceniu przekazanym przewoźnikowi kosztem jest jego faktura wraz z kosztami dodatkowymi; przy przewozie własnym — koszty bezpośrednie plus przypisana część kosztów pojazdu i pracy kierowcy.
Czy wynik jest widoczny przed zakończeniem przewozu?
Tak, na podstawie uzgodnionej stawki i kosztów znanych w momencie przyjęcia zlecenia. Aktualizuje się w miarę spływania faktur i korekt, więc wynik wstępny i końcowy potrafią się różnić — i dobrze, bo widać wtedy, gdzie kalkulacja rozjeżdża się z rzeczywistością.
Co ze zleceniami rozliczanymi w różnych walutach?
Sprzedaż w euro i zakup w złotych to standard, nie wyjątek. Wynik pokazujemy w walucie zlecenia, gdy jest jednorodna, a przy mieszanej — z jawnym kursem, żeby nie ukrywać różnicy kursowej wewnątrz marży.
Skąd system bierze przebiegi do liczenia kosztu wozokilometra?
Z telematyki, jeśli jest podpięta, a w przeciwnym razie z trasy zlecenia albo z ręcznego uzupełnienia. Im lepsze źródło, tym mniejszy rozjazd między kilometrami rozliczonymi a przejechanymi.
Czy da się rozliczać koszty administracyjne na zlecenia?
Da się, ale domyślnie tego nie robimy. Wynik operacyjny na zleceniu i wynik firmy po kosztach ogólnych odpowiadają na różne pytania i mieszanie ich zaciera oba.
Jak traktujecie puste przebiegi?
Jako osobną pozycję przy pojeździe, nie jako doliczenie do zlecenia docelowego. Dzięki temu widać, ile kosztuje dojazd po ładunek, zamiast rozmywać tę informację w koszcie przewozu.
Czy raporty da się zrobić bez znajomości systemu?
Podstawowe widoki rentowności są gotowe i nie wymagają konfiguracji. Bardziej nietypowe zestawienia można opisać słowami — system generuje raport na żądanie, agregując dane transportowe.
Policzmy wynik na Waszym miesiącu
Weźmiemy jeden miesiąc przewozów i pokażemy, które kierunki i pojazdy wychodzą inaczej, niż się wydaje.
Umów prezentację