KSeF a CMR: jak przekazać dokumenty, skoro faktura nie przyjmuje załączników

Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych opisywano głównie jako zmianę w księgowości. W transporcie i spedycji najbardziej odczuwalny skutek jest inny i dotyczy czegoś, o czym w większości poradników wspomina się jednym zdaniem: do faktury w KSeF nie da się dołączyć żadnego pliku.

Dla firmy handlowej to drobiazg. Dla przewoźnika, którego kontrahent płaci po otrzymaniu oryginału albo skanu listu przewozowego, to zmiana obiegu dokumentów i realny wpływ na to, kiedy pieniądze wpłyną na konto.

Na czym dokładnie polega problem

Faktura ustrukturyzowana jest dokumentem XML o ściśle określonej strukturze. Struktura ta nie przewiduje miejsca na plik binarny — a więc ani na PDF, ani na zdjęcie, ani na skan.

Tymczasem w transporcie do faktury standardowo dołącza się:

• list przewozowy CMR, często jako skan albo zdjęcie
• potwierdzenie dostawy podpisane przez odbiorcę
• dokumenty celne przy przewozach poza Unię
• czasem zapis temperatury przy przewozach chłodniczych
• zlecenie transportowe, jeśli kontrahent tego wymaga

Żaden z tych dokumentów nie pojedzie razem z fakturą. Wszystkie nadal są potrzebne.

Dlaczego to uderza akurat w transport

Bo w tej branży dokument przewozowy nie jest załącznikiem informacyjnym, tylko warunkiem zapłaty. Znaczna część zleceniodawców zapisuje w warunkach, że termin płatności biegnie od dostarczenia kompletu dokumentów, a nie od wystawienia faktury.

Dopóki jedno jechało z drugim, ten warunek był spełniany automatycznie. Teraz faktura dociera do kontrahenta jednym kanałem, a dokumenty, bez których jej nie zaakceptuje, muszą dotrzeć innym — i to firma musi zadbać, żeby oba się spotkały.

Konsekwencja jest bardzo praktyczna: przy złym poukładaniu tego procesu wydłuża się cykl inkasa, mimo że sama faktura wychodzi szybciej niż kiedykolwiek.

Trzy sposoby, które stosuje branża

1. Osobna wysyłka dokumentów

Najprostszy wariant: faktura idzie do systemu centralnego, a komplet dokumentów przewozowych mailem albo przez portal kontrahenta, dokładnie jak przed zmianą przepisów.

Zalety: działa od razu, nie wymaga niczego nowego, kontrahent dostaje to, do czego przywykł.

Wady: dwa obiegi zamiast jednego. Ktoś musi pamiętać, żeby wysłać drugą część, i pilnować, czy dotarła. Przy kilkuset fakturach miesięcznie to nie jest już czynność, którą da się robić „przy okazji" — to osobne zadanie, które trzeba komuś przypisać.

2. Link do kompletu dokumentów w polu tekstowym faktury

Faktura zawiera odnośnik do miejsca, w którym leżą wszystkie dokumenty danego przewozu. Kontrahent klika i pobiera to, czego potrzebuje.

Zalety: jeden obieg, brak dużych załączników w mailu, dokumenty zawsze aktualne — jeśli dojdzie brakujący skan, kontrahent zobaczy go bez ponownej wysyłki.

Wady i warunek wstępny: to działa tylko wtedy, gdy dokumenty faktycznie są skompletowane w jednym miejscu i powiązane z konkretnym przewozem. Jeżeli leżą w skrzynce pocztowej jednej osoby i na dysku sieciowym, nie ma czego podlinkować. Część kontrahentów miewa też wewnętrzne zasady utrudniające otwieranie zewnętrznych odnośników.

3. Wizualizacja faktury w PDF razem ze skanami

Kontrahent dostaje mailem PDF z wizualizacją faktury i dopiętymi dokumentami przewozowymi, a sama faktura krąży równolegle w systemie centralnym.

Zalety: dla odbiorcy nic się nie zmienia — dostaje tę samą kopertę co wcześniej.

Wady: utrwala stary nawyk i mnoży wersje tego samego dokumentu. Trzeba też pilnować, żeby wizualizacja odpowiadała fakturze rzeczywiście wprowadzonej do systemu, bo to ona jest dokumentem, a PDF tylko jego obrazem.

Co to znaczy dla porządku w dokumentach

Wszystkie trzy warianty mają wspólny mianownik: wymagają, żeby dokumenty przewozowe były skompletowane i przypisane do właściwego przewozu. Wcześniej brak jednego skanu wychodził przy fakturowaniu i dawało się go dosłać. Teraz jest to warunek uruchomienia procesu.

W praktyce oznacza to, że porządek w dokumentacji awansował z „dobrej praktyki" do „warunku sprawnego rozliczenia". Firmy, które kompletowały dokumenty na koniec miesiąca, odczuły to najmocniej.

Najprostsza zmiana, która to naprawia, nie dotyczy zresztą systemów, tylko momentu: dokument ma trafiać do obiegu w dniu dostawy, a nie po powrocie kierowcy do bazy. Zdjęcie listu przewozowego zrobione telefonem tuż po podpisie odbiorcy zamyka sprawę wtedy, gdy wszyscy jeszcze pamiętają szczegóły. Opisujemy ten mechanizm szerzej przy obiegu zleceń i dokumentów.

Zmiana, o której mówi się mniej: data wystawienia

Datą wystawienia faktury jest moment nadania jej numeru przez system centralny. Brzmi technicznie, ale ma dwa skutki, które warto znać.

Po pierwsze, kontrahent nie może już twierdzić, że faktura do niego nie dotarła. To argument, który w windykacji należności transportowych pojawiał się regularnie i po prostu przestał działać.

Po drugie, znika naturalny bufor kilku dni między wystawieniem a doręczeniem. Dla wystawcy to korzystne. Dla firmy, która sama płaci z opóźnieniem — mniej.

Warto policzyć ten efekt w obie strony. Spedycja jest jednocześnie wystawcą i odbiorcą dużej liczby faktur, więc skrócenie cyklu po obu stronach nie znosi się do zera: wynik zależy od tego, kto ma dłuższe terminy — Wasi klienci czy Wasi przewoźnicy.

Faktury kosztowe: druga strona zmiany

W spedycji faktur kosztowych bywa więcej niż sprzedażowych, bo na jedno zlecenie przypada faktura przewoźnika, opłaty drogowe, czasem prom i usługi dodatkowe. Te dokumenty również przestały przychodzić mailem.

Trzeba je pobrać, dopasować do zlecenia i sprawdzić, czy zgadzają się z uzgodnioną stawką. Jeżeli ten etap nie jest poukładany, wąskim gardłem staje się nie księgowanie, tylko samo skompletowanie kosztów — a bez kosztów nie da się policzyć rentowności zlecenia.

Samofakturowanie: przypadek, o którym łatwo zapomnieć

Część spedycji rozlicza się z przewoźnikami przez samofakturowanie — to zleceniodawca wystawia dokument w imieniu przewoźnika. Kierunek obiegu jest wtedy odwrotny i pojawia się pytanie, kto komu przekazuje dokumenty przewozowe.

W praktyce przewoźnik nadal musi dostarczyć komplet, bo to on jest w posiadaniu listu przewozowego, a zleceniodawca musi go mieć, żeby w ogóle wystawić dokument. Zmienia się natomiast moment: przy samofakturowaniu brak dokumentu blokuje wystawienie faktury po stronie zleceniodawcy, a nie zapłatę po stronie przewoźnika.

Dla przewoźnika oznacza to jedno: zwłoka w przesłaniu dokumentów przekłada się bezpośrednio na zwłokę w wystawieniu faktury, a więc i w zapłacie. To argument, który warto przekazać kierowcom — zdjęcie listu przewozowego zrobione tego samego dnia nie jest formalnością, tylko krokiem w drodze do wypłaty.

Jak ustawić to raz, żeby nie wracać co miesiąc

Kanał przekazywania dokumentów to ustalenie per kontrahent, nie per firma. Warto przejść przez listę klientów raz i zapisać przy każdym trzy rzeczy:

1. Czego wymaga do zapłaty — samego CMR-a, kompletu z potwierdzeniem dostawy, czy dodatkowo zapisu temperatury.
2. Jakim kanałem chce to dostać — mailem na konkretny adres, przez swój portal, czy wystarczy mu odnośnik.
3. Od czego liczy termin płatności — od wystawienia faktury, od jej wprowadzenia do systemu, czy od dostarczenia dokumentów.

Trzeci punkt jest najczęściej pomijany, a decyduje o tym, kiedy realnie wpłyną pieniądze. Dwie firmy z „terminem trzydziestodniowym" potrafią płacić w odstępie dwóch tygodni od siebie wyłącznie dlatego, że jedna liczy od faktury, a druga od kompletu dokumentów.

Zapisanie tych trzech rzeczy przy kontrahencie zajmuje kwadrans na klienta i jest jedyną częścią tego tematu, którą trzeba zrobić ręcznie. Reszta da się zautomatyzować.

Czego nie warto robić

Odkładać uporządkowania kartoteki kontrahentów. Faktura z błędnym numerem identyfikacyjnym zostaje odrzucona, a jej poprawienie i ponowne wystawienie to kilka dni zwłoki. Firmy, które miały w bazie tę samą spółkę w trzech wersjach, dowiedziały się o tym na własnych fakturach w pierwszym miesiącu obowiązku.

Zakładać, że kontrahent zna zasady. Część odbiorców nadal odsyła prośby o „fakturę z załącznikiem". Wyjaśnienie, dlaczego to niemożliwe, i ustalenie kanału przekazywania dokumentów to rozmowa do przeprowadzenia raz na kontrahenta — najlepiej zanim wstrzyma płatność.

Budować proces wokół wyjątków. Jeśli jeden duży klient wymaga wariantu z PDF-em, nie znaczy to, że wszyscy muszą go dostawać. Kanał przekazywania dokumentów da się ustawić per kontrahent i tak jest taniej niż utrzymywanie najbardziej pracochłonnego wariantu dla wszystkich.

---

Jeżeli chcecie sprawdzić, jak wygląda przejście od dostawy do zapłaty przy Waszym obiegu dokumentów, umówcie prezentację — przechodzimy przez jedno realne zlecenie, od zdjęcia listu przewozowego po fakturę i moment, w którym kontrahent dostaje komplet.