Elektroniczny list przewozowy e-CMR

Elektroniczny list przewozowy ma umocowanie w protokole dodatkowym do konwencji CMR. Kluczowe ograniczenie jest praktyczne, nie techniczne: stronami protokołu muszą być państwa, przez które biegnie przewóz, a strony umowy przewozu muszą zgodzić się na formę elektroniczną.

To dlatego wdrożenie e-CMR w firmie rzadko zaczyna się od przełączenia całej floty. Zaczyna się od wybranych kierunków i wybranych kontrahentów, którzy są na to gotowi, a reszta przewozów jedzie dalej na papierze. System musi więc obsługiwać oba obiegi równolegle — i to jest właściwe kryterium oceny narzędzia.

List powstaje z danych zlecenia, więc nie trzeba go wypisywać od nowa: nadawca, odbiorca, miejsca i daty załadunku oraz rozładunku, opis towaru i numer pojazdu są już w systemie. Kierowca otwiera dokument w aplikacji, uzupełnia to, co da się ustalić dopiero na miejscu, i zbiera podpis.

Po podpisaniu dokument jest natychmiast widoczny dla dyspozytora i dla zleceniodawcy. Nie ma etapu, w którym informacja o dostawie istnieje tylko w kabinie ciężarówki.

Największa wartość elektronicznego listu ujawnia się przy zastrzeżeniach. Uwaga o uszkodzonym opakowaniu albo o brakującej palecie, wpisana na papierze, bywa nieczytelna i trafia do biura po dwóch tygodniach — czyli wtedy, gdy reklamacja jest już w toku.

W wersji elektronicznej zastrzeżenie ma datę, godzinę i autora, a do listu można dopiąć zdjęcia zrobione na rampie. Zmienia to pozycję przewoźnika w sporze bardziej niż jakakolwiek automatyzacja rozliczeń.

Tam, gdzie warunkiem zapłaty jest dostarczenie potwierdzenia dostawy, wersja elektroniczna skraca cykl o tyle, ile trwał obieg papieru. W praktyce mówimy o kilku–kilkunastu dniach na przewóz, w zależności od tego, jak często kierowcy wracają do bazy.

Nie znika za to obowiązek przechowywania dokumentacji. Dokument elektroniczny musi być odtwarzalny przez cały okres przechowywania, razem z zapisem tego, kto i kiedy go podpisał.

Dopóki część przewozów jedzie na papierze, wartość systemu zależy od tego, jak radzi sobie z tą częścią. Kierowca fotografuje list telefonem, system rozpoznaje numer zlecenia i podpina skan do właściwego przewozu, a lista przewozów z brakującym potwierdzeniem jest widoczna na bieżąco.

Dzięki temu przejście na e-CMR może być stopniowe. Firma nie musi wybierać między pełnym wdrożeniem a brakiem zmian.

Wbrew intuicji nie jest to kierowca — dla niego dochodzi jedna czynność w telefonie zamiast jednej czynności na papierze. Zmianę odczuwa przede wszystkim osoba, która dziś kompletuje dokumenty przed fakturowaniem i dzwoni po brakujące potwierdzenia, bo ta praca w dużej części znika.

Drugi w kolejności jest dział, który odpowiada za reklamacje. Zamiast rekonstruować przebieg dostawy z maili i pamięci kierowcy, pracuje na zapisie z datami i zdjęciami zrobionymi na miejscu.

Warto powiedzieć wprost: e-CMR nie zastępuje pozostałych dokumentów przewozowych i nie zwalnia z ich posiadania. Nie rozwiązuje też sytuacji, w której kontrahent po prostu nie chce formy elektronicznej — a to bywa najczęstsza przeszkoda, zupełnie nietechniczna.

Jeżeli ktoś obiecuje, że po wdrożeniu papier zniknie z firmy w miesiąc, warto zapytać o listę kontrahentów, którzy już się zgodzili. To ta lista decyduje o tempie, a nie oprogramowanie.