Jak wybrać system TMS dla firmy transportowej

Liczba dostawców systemów TMS na polskim rynku wzrosła z około dziesięciu w 2009 roku do ponad trzydziestu obecnie. To dobra wiadomość dla kupującego i zła dla kupującego w pośpiechu: ofert jest tyle, że porównanie ich po funkcjach z ulotki nie prowadzi do niczego, bo wszystkie mają to samo.

Piszemy to jako dostawca, więc od razu zastrzeżenie: ten tekst nie jest neutralny i nie udaje, że jest. Jest za to zbiorem pytań, które w naszym doświadczeniu faktycznie różnicują oferty — łącznie z tymi, na które nasza odpowiedź nie zawsze wypada najlepiej.

Zacznijcie od tego, czym jesteście

Brzmi banalnie, a jest źródłem większości nietrafionych zakupów. Systemy TMS wyrastają z różnych korzeni i każdy jest lepszy w tym, od czego zaczynał:

• Spedycja bez własnej floty potrzebuje przede wszystkim zleceń, przewoźników, dokumentów i rozliczeń. Moduły flotowe będą jej zawadzać.
• Firma z własnymi autami potrzebuje dodatkowo pojazdów, kierowców, czasu pracy i kosztów eksploatacji.
• Przewoźnik pracujący na zlecenie spedycji potrzebuje szybkiego obiegu dokumentów i pilnowania terminów płatności, a nie rozbudowanej sprzedaży.
• Firma produkcyjna z własnym transportem potrzebuje przede wszystkim połączenia z magazynem i produkcją.

System zbudowany dla jednego z tych profili da się nagiąć do pozostałych, ale poznacie to po liczbie pól, których nigdy nie wypełniacie. Warto zadać dostawcy wprost pytanie: od którego profilu zaczynaliście i ilu macie klientów takich jak my.

Pytania, które realnie różnicują

Skąd biorą się dane wejściowe

Największy koszt w spedycji to nie licencja, tylko czas spedytora. Jeśli zlecenia nadal trzeba przepisywać z maili, system oszczędza kilka minut na dokumentach i traci je z powrotem na wprowadzaniu.

Pytajcie konkretnie: co się dzieje z PDF-em w załączniku, z wiadomością z giełdy, ze zdjęciem kartki. Odpowiedź „mamy import" oznacza zwykle plik CSV o ustalonej strukturze, którego Wasi klienci nigdy nie przyślą.

Co się dzieje z dokumentami z trasy

Kierowca kończy rozładunek. Co dalej? Jeśli odpowiedź brzmi „przywozi papiery do biura", to sama informatyzacja niczego nie zmieniła — nadal czekacie z fakturą na powrót auta.

To pytanie zyskało na wadze, odkąd faktura ustrukturyzowana nie przyjmuje załączników i dokumenty przewozowe muszą krążyć osobno.

Jak liczona jest rentowność

Prawie każdy dostawca powie, że pokazuje marżę. Warto dopytać, co dokładnie wchodzi do kosztu: czy tylko faktura przewoźnika, czy także koszty eksploatacji pojazdu i praca kierowcy przy przewozach własnych. Różnica między jednym a drugim decyduje o tym, czy raport jest narzędziem, czy dekoracją.

Które integracje działają u Was, a nie u dostawcy

Lista integracji na stronie opisuje możliwości, nie Wasz przypadek. Konkretne pytanie brzmi: czy działa z naszym dostawcą telematyki, naszym kontem giełdowym i naszym programem księgowym — i czy wymaga to po naszej stronie dokupienia czegokolwiek.

Odpowiedź „sprawdzimy" jest w porządku. Odpowiedź „oczywiście, integrujemy się ze wszystkim" nie jest.

Co się dzieje przy nietypowym przypadku

Każda firma ma kilka. Przepięcie naczepy w trasie, zmiana kierowcy na zmianie, zlecenie podzielone między dwóch przewoźników, korekta uzgodniona miesiąc po dostawie, przewóz wykonany autem jednej spółki na zleceniu drugiej.

To są najlepsze pytania na prezentacji, bo odróżniają system, który zna branżę, od ładnie zrobionego katalogu zleceń.

Jak prowadzić prezentację, żeby czegoś się dowiedzieć

Nie pozwólcie pokazywać slajdów. Poproście o przejście jednego Waszego realnego zlecenia od przyjęcia do faktury — najlepiej takiego, które sprawiło Wam ostatnio problem.

Liczcie kliknięcia przy czynności, którą wykonujecie najczęściej. Jeżeli przyjęcie zlecenia zajmuje na prezentacji dwie minuty, u Was zajmie trzy — i pomnóżcie to przez liczbę zleceń w miesiącu.

Poproście, żeby przy klawiaturze usiadła osoba z Waszej firmy, a nie handlowiec. To zwykle najbardziej pouczające dziesięć minut całego spotkania.

Abonament czy licencja — i dlaczego to pytanie o coś innego

Na rynku funkcjonują dwa modele i różnią się nie tylko sposobem płacenia.

Abonament oznacza opłatę miesięczną za stanowiska lub zasoby, aktualizacje w cenie i brak wydatku początkowego. Wejście jest tanie, wyjście proste, a ryzyko nietrafionego zakupu ograniczone do jednego miesiąca. Wadą jest to, że koszt nigdy się nie kończy i rośnie razem z firmą.

Licencja z wdrożeniem to jednorazowy wydatek plus roczne utrzymanie. Przy dużej i stabilnej organizacji potrafi wyjść taniej w perspektywie pięciu lat. Wadą jest ryzyko: płacicie z góry za coś, czego jeszcze nie używaliście, a decyzja o zmianie po dwóch latach oznacza spisanie tej kwoty na straty.

Praktyczna rada przy porównywaniu: policzcie koszt trzyletni obu wariantów, doliczając wdrożenie, migrację, szkolenie, utrzymanie i przewidywany wzrost liczby stanowisk. Różnica potrafi być odwrotna do tej, którą sugerują ceny z pierwszej strony oferty.

Osobne pytanie dotyczy tego, gdzie system działa. Rozwiązanie w chmurze nie wymaga serwera, kopii zapasowych ani aktualizacji po Waszej stronie, ale wymaga łącza i zaufania do dostawcy. Instalacja lokalna daje kontrolę i wiąże się z kosztem, który łatwo przeoczyć: ktoś musi ten serwer utrzymywać. Przy firmie bez działu IT ten „ktoś" to zwykle zewnętrzny informatyk na telefon, a jego rachunek nie pojawia się w porównaniu ofert.

Ile to trwa i co naprawdę wydłuża wdrożenie

Deklarowane terminy wdrożeń są prawdziwe i jednocześnie mylące, bo dotyczą pracy dostawcy, a nie całości projektu. Uruchomienie systemu abonamentowego zajmuje dni. Doprowadzenie firmy do stanu, w którym wszyscy z niego korzystają, zajmuje tygodnie — i to ta druga liczba jest istotna.

Trzy rzeczy wydłużają wdrożenia najczęściej i żadna nie dotyczy oprogramowania:

Brak decydenta po stronie biznesu. Pytania w rodzaju „czy dopuszczamy zlecenie bez kompletu dokumentów przewoźnika" muszą mieć adresata. Jeżeli go nie ma, projekt czeka.

Nieuporządkowana kartoteka kontrahentów. Ta sama firma w trzech wersjach, brakujące numery identyfikacyjne, nieaktualne adresy. Uporządkowanie tego jest ręczną pracą, którą i tak trzeba wykonać — lepiej przed startem niż w trakcie.

Równoległa praca na starym narzędziu bez daty końcowej. Jeśli arkusz zostaje „na wszelki wypadek", część zespołu zostaje w nim na zawsze, a firma prowadzi dwa obiegi danych.

Sygnały ostrzegawcze

Cena bez wdrożenia. Jeśli w ofercie jest tylko abonament, dopytajcie o koszt uruchomienia, migracji, szkolenia i ewentualnych integracji. Porównujcie koszt trzyletni, nie miesięczny.

Brak jasnej odpowiedzi o eksport danych. Pytanie „jak stąd wyjdziemy" jest niewygodne i dlatego warto je zadać. Dostawca, który nie ma na nie gotowej odpowiedzi, mówi tym więcej, im dłużej się zastanawia.

Obietnica, że system nie wymaga zmiany procesów. Wymaga. Każde wdrożenie coś zmienia i lepiej wiedzieć co, niż odkryć to w trzecim miesiącu.

Wdrożenie liczone w latach przy małej firmie. Przy dziesięciu osobach kilkumiesięczny projekt wdrożeniowy jest sygnałem, że produkt jest przeskalowany albo że wdrożenie ma być drugim źródłem przychodu.

Referencje wyłącznie od firm zupełnie innych niż Wasza. Poproście o kontakt do klienta o zbliżonym profilu i skali. Rozmowa z nim jest warta więcej niż całe spotkanie handlowe.

Kiedy nie kupować od nas

Uczciwie: jeżeli Wasz sposób pracy jest przewagą konkurencyjną, której nie da się opisać pojęciami z katalogu, albo jeżeli macie system magazynowy, do którego trzeba wpiąć transport na jego warunkach — gotowy produkt będzie Was uwierał. Wtedy sensowniejsze bywa rozwiązanie budowane pod jeden proces, także u kogoś innego.

Jeżeli natomiast prowadzicie zlecenia w arkuszu i głównym problemem jest to, że wszystko wie jedna osoba — praktycznie każdy sensowny system to poprawi. Wtedy najważniejsze staje się to, jak szybko zespół zacznie z niego korzystać, a nie długość listy funkcji.

Krótka lista do wydrukowania

Przed rozmową z dostawcą przygotujcie odpowiedzi na te pytania. Bez nich każda prezentacja będzie wyglądała dobrze:

1. Ile zleceń miesięcznie prowadzicie i ile osób przy nich pracuje?
2. Która czynność zabiera najwięcej czasu i ile razy dziennie się powtarza?
3. Co musi zostać: jakie systemy, jakie formaty, jakie wymagania kontrahentów?
4. Kto po Waszej stronie podejmie decyzje procesowe?
5. Jaki jest budżet w perspektywie trzech lat, razem z wdrożeniem?

Firma, która ma te pięć odpowiedzi, przeprowadzi rozsądny wybór nawet bez niczyjej pomocy. Firma, która ich nie ma, kupi system po prezentacji, która najbardziej jej się spodobała.

---

Jeżeli chcecie zobaczyć, jak wypadamy na Waszym własnym zleceniu, umówcie prezentację. Jeśli po niej uznamy, że nasz produkt do Was nie pasuje, powiemy to — rozwiązania dla różnych profili firm opisujemy właśnie po to, żeby dało się to ocenić przed spotkaniem.